PPT를 잘 만들고 싶다면
가장 먼저 해야 할 건 분야를 기획과 디자인 둘로 나눠서 생각하는 겁니다. 이들은 PPT의 완성도를 평가하는 두 개의 큰 기둥입니다. 기획이 탄탄해야 디자인이 빛을 발하고 좋은 디자인이 있어야 기획이 더 탄탄해 보입니다. 흔히들 오해하는 걸로, PPT는 디자인이 전부라 생각합니다. 그럼 예를 들어 봅시다. '나치즘의 정당성'을 멋진 PPT디자인을 통해 청중에게 전파했다면 그것은 효과적인 PT일까요? 절대 아닙니다. 그렇게 이루어진 PT는 청중을 '선동' 하는 데는 성공했을지 몰라도 '납득'이나 '수긍'과는 거리가 멉니다. 이런 이유로, PPT에서 디자인 못지않게 기획 역시 중요합니다. 이번 포스팅에서는 모두가 쉽게 간과하는 기획의 중요성에 대해 다뤄보고자 합니다.
PPT 제작에서 가장 기본이 되는 건, 기획입니다.
훌륭한 PT의 첫 걸음은 기획입니다. 디자인은 하다 안되면 디자인 전문가에게 맡기면 되지만, 기획은 오직 당신만이 할 수 있는 일이기 때문입니다. 잘 기획된 PPT는 보는 사람이 더 잘 압니다. PPT와 발표내용을 듣고 보면 열심히 준비했는지, 대충 했는지, 열심히 했지만 못했는지 다 티가 납니다. 청중들은 그런 걸 잘 캐치합니다. 그리고 청중들이 내리는 그런 판단들은 대부분 기획에 바탕을 두고 있습니다. 어떤 주제에 관해 발표를 하게 되어 PPT 자료를 만들게 된다면, 발표하고자 하는 내용에 대한 카테고리가 존재해야 하고, 각 카테고리에서 이야기하는 것들이 모두 분명히 드러나야 합니다.
1. 파워포인트를 꺼야 합니다.
그런 경향이 있습니다. 그러나 기획에 관한 고민이 없이 파워포인트 프로그램만 켜버린다면 내용은 산으로 가버립니다. 대부분의 사람들이 PPT만들기를 어려워 하는 이유입니다. 파워포인트로 만들기 힘들다면, 그냥 한 번 발표할 주제에 관해 마인드맵이라도 그려보면 좋겠습니다. 마인드맵조차 머리속에서 나오지 않는다면 당신은 그 주제에 관해 발표할 준비도, PPT를 만들 준비도 되어 있지 않은 겁니다. 당장 파워포인트를 끄고, 워드를 켜세요. 발표하고자 하는 내용을 먼저 문서로 제작하세요. 그게 어렵다고 느껴진다면 정말 다행이라는 생각을 해야 합니다. 글로 쓰는것조차 어려운 내용을 어떻게 도식화하려 했습니까? 탄탄한 문서를 먼저 만드세요.
2. 요약해야 합니다.
문서가 이미 존재한다면, 요약하세요. 너무 많은 내용을 슬라이드에 그대로 담으려다 결국 아무것도 담지 못하게 됩니다. 요약의 중요성은 이미 그동안 수많은 시험공부를 통해 알고 있으리라 믿습니다. 여기서 문서와 ppt의 성질이 다르다는 것을 알아야 합니다. PPT는 누군가에게 보여주고, 이해시키기 위한 겁니다. 당신의 PPT를 보는 이들이 세부사항을 전부 알 필요가 없다면 내용을 과감하게 버려도 됩니다.
3. 내용을 덩어리로 구분해 슬라이드에 할당합니다.
내용이 완성되고 요약까지 끝났다면 이들을 덩어리로 구분합니다. 그리고 슬라이드에 어떻게 분배할지 계획해야 합니다. 덩어리로 나누고 봤더니, 혹은 각 덩어리에 맞는 이미지를 넣다 보니 생각보다 분량이 적을 수도, 많을 수도 있습니다. 이런 모든 것들을 정리해서 각 슬라이드별로 분량이 적당히 나눠지도록 하세요. 각 슬라이드에 어떤 컨텐츠들을 넣고 분배할지 다 정했다면, 각 슬라이드에서 하고 싶은 말 한 문장씩을 적어봅니다. 예를 들어 '2020년 매출 계획' 슬라이드가 있다면 '올해는 더 성장하겠습니다' 이런 문구들을 적습니다. 마땅히 할 말이 없다면 그 슬라이드는 없어도 되는 슬라이드입니다.
디자인은 이제부터 하는 겁니다. 모든 내용이 제대로 완성되어야 청중이 들을 때 이질감을 느끼지 않습니다. 기획이 끝났다면 절반은 끝난 겁니다. 이제부터 템플릿을 쓰든 뭘 하든 좋습니다. 위 표에서 알 수 있듯, 디자인이 아무리 망해봐야 공대생PPT 소리밖에 더 안듣습니다.
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